logo
Mon-Sun 8:00-17:00

Lakegatan 1, 133 41 Saltsjöbaden

08-31 22 42


Hur flyttar du ditt kontor på rätt sätt?

Hur flyttar du ditt kontor på rätt sätt?

2018-07-11

Hur flyttar du ditt kontor på rätt sätt?

Det händer ofta att företag behöver byta kostym, anledningarna kan vara olika: expansion, behov av bekvämare lokalisering och bättre exponering, lägre omkostnader, eget kontor i stället för delat.

Men om du handlar i god tid, utan krångel och med en genomtänkt plan, så finns det inget att oroa sig för, tvärtom kan flytten bli det lyft som företaget behöver.

När VD:n skrivit kontrakt med den nya hyresvärden och spikat datum måste personalen informeras om den kommande flytten. Därefter måste en tidsplan tas fram för att underlätta processen. Det säger sig självt att kunder och samarbetspartners måste underrättas om det nya kontoret. Den optimala förberedelsetiden vid en planerad kontorsflytt är en och en halv månad, men kortare perioder är inte ovanliga, och i det fallet är det särskilt viktigt att ha en detaljerad tidsplan.

Vi har ställt upp en checklista med ett antal punkter som visar de viktigaste åtgärderna som behöver genomföras för att flytten till ett nytt kontor blir framgångsrik:

  1. Godkänn villkoren med den nya hyresvärden och besök det nya kontoret.
  2. Sammankalla en arbetsgrupp för flytten och utse en huvudkoordinator.
  3. Informera partners och kunder.
  4. Kontrollera standarden på de nya lokalerna.
  5. Gör upp en förteckning över nödvändiga arbeten i de nya lokalerna (elektriker, rörläggare etc.).
  6. Ställ samman en plan för arbetsplatser, möbler, el- och kommunikationsuttag, telefonjack.
  7. Gör en inventering av befintlig utrustning, möbler och dokument.
  8. Inköp av förpackningsmaterial, beställa transporter, träffa avtal med flyttkarlar eller specialiserade transportföretag.
  9. Avisera flyttning hos tidigare hyresvärd.
  10. Packa ner dokumentation, märka transportförpackningar, göra förteckningar över packat gods.
  11. Demontera och packa möbler, koppla bort och packa utrustning, glöm inte märkning.
  12. Skaffa nycklar till det nya kontoret åt personalen, gör en våtrengöring av de nya lokalerna.
  13. Bekanta dig om nödvändigt med de interna bestämmelserna i den nya byggnaden och informera företagets anställda.
  14. Anslut kommunikationer, server, kontorsnät.
  15. Åtgärder flyttningsdagen: tömning av kontorsutrymmen, lastning, transport, lossning, utplacering i de nya lokalerna, uppackning av möbler, utrustning och nödvändighetsartiklar.
  16. Anslut utrustning, kontrollera funktioner.
  17. Anmäl adressändring.
  18. Packa upp och placera ut inventarier, arrangera arbetsmiljön i det nya kontoret.

Undvik att dra ut på flytten mer än två dagar. Vid risk för försening bör ni överväga att kalla in två lag av lastare, då arbetseffektiviteten tenderar att sjunka med tiden.

Det är viktigt att i förväg kontrollera de tekniska möjligheterna att koppla upp telefon- och datorkommunikationer i det nya kontoret och att träffa nödvändiga avtal för detta. Vidare är det nödvändigt att kontrollera kvaliteten på elnätet (maxbelastning etc.), elledningar, VVS. Var uppmärksam på om hiss är installerad om kontoret ligger i en flervåningsbyggnad.

Om företaget väljer att anlita en flyttfirma, var uppmärksam på vilka tjänster som ingår. Till de obligatoriska tjänsterna hör: nedpackning, tömning av lokalerna, lastning, transport och lossning av inventarier, egendomsförsäkring, tömning av avfall. För att vara helt säker på transportföretaget är det lämpligt att titta på feedback från tidigare kunder. Som regel kan flyttfirmans representant på plats bedöma arbetets omfattning och övervaka flytten från den gamla adressen till det nya kontoret.

Vi hoppas att våra råd kan vara till nytta. Vi önskar en snabb och effektiv flytt till det nya kontoret!

Skicka meddelande

och vi kontaktar er så fort som möjligt

Lämna förfrågan

och vi kontaktar er så fort som möjligt

FacebookTipsad